Satukan Langkah Menuju Arsip Digital

                       

 

Catatan Kecil dalam memperingati Hari Kearsipan Ke-50

Tanpa disadari, setiap individu dalam kehidupannya menghasilkan arsip. Akte kelahiran, adalah contoh arsip yang dimiliki setiap individu. Kartu Tanda Penduduk, Surat Ijin Mengemudi, ijazah, sertifikat  tanah atau rumah adalah arsip-arsip yang umumnya dimiliki oleh setiap orang. Hal ini menunjukkan, arsip sangat terkait dengan kehidupan kita, pada setiap generasi, sepanjang masa. 

Dalam tatanan kenegaraan, pengelolaan arsip yang baik merupakan bentuk tanggung  jawab pemerintah kepada masyarakat dalam penyelenggaraan negara, merupakan akuntabilitas kinerja pemerintah.  Pengelolaan arsip yang baik, akan menghasilkan kinerja pemerintahan yang baik pula.

Arsip memiliki kekuatan hukum. Arsip autentik memiliki kekuatan hukum sehingga arsip lah yang menjadi bukti nyata ketika terjadi sengketa. Arsip autentik menjadi penegasan terhadap nilai suatu tempat, suatu karya dan seorang tokoh atau pahlawan. Arsip autentik, terhindar dari hoaks dan berbagai simpang siur informasi yang tidak bertanggung jawab. Karena itu, kita harus menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

Arsip juga merupakan media  yang menghubungkan masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang. Arsip menjadi sumber ilmu pengetahuan penting dan berarti. Pandemi Covid-19 yang terjadi saat ini,  menyadarkan kita akan pentingnya arsip untuk mencari pengetahuan dari apa yang terjadi di masa lalu. Flu Spanyol yang terjadi pada 100 tahun yang lalu, kemudian menjadi informasi penting bagi para ilmuan dan penentu kebijakan dalam mempelajari apa yang dilakukan pada masa itu untuk mengatasi pandemi yang terjadi saat ini. Karena itu, tugas kearsipan tidak hanya bekerja di masa lalu tetapi yang paling penting adalah merencanakan masa depan.

Perjalanan sejarah yang dilalui oleh seluruh komponen masyarakat, bangsa dan negara harus direkam secara faktual, utuh, sistematis dan autentik yang diwudujkan dalam bentuk arsip. Arsip tersebut akan menjadi memori kolektif  bangsa, menjadi asset nasional yang menggambarkan identitas jati diri bangsa.

Lembaga kearsipan memastikan bahwa memori kolektif umat manusia dapat  diteruskan dari generasi ke generasi. Pentingnya mendokumentasikan tindakan-tindakan dan keputusan-keputusan yang sekarang diambil, melestarikannya sebagai sumber ilmu pengetahuan di masa depan.

Setiap tanggal 18 Mei, kita memperingati Hari Kearsipan Nasional. Tahun  2021 adalah  ulang tahun ke 50 tahun Hari Kearsipan Nasional, menjadi tahun istimewa karena sudah mencapai tahun emas. Diusia emasnya ini, kearsipan dituntut untuk mengikuti zaman yang dinamis.

Dinamika kehidupan yang sangat cepat. Perubahan tatanan pemerintah maupun kehidupan masyarakat,  membutuhkan akses informasi yang cepat dan tepat  tanpa batas ruang dan waktu. Tentu  merupakan tantangan pengelolaan kearsipan saat ini, termasuk bagi kelembagaan kearsipan dan arsiparis itu sendiri.

Untuk itu, pengelolaan kearsipan sebagai sumber informasi, sumber data, sumber ilmu pengetahuan dan menjadi jati diri bangsa akan memerlukan cara-cara berfikir baru, memerlukan pengungkit yang memberikan efek besar terhadap fungsi dari kearsipan.

Arsip digital merupakan jawaban dari dinamika kehidupan saat ini. Proses penemuan kembali arsip menjadi lebih cepat dan efisien, menghemat waktu dan biaya serta pencarian yang efektif,     menghemat ruang penyimpanan arsip konvensional serta keamanan data yang lebih terjamin dari kejadian bencana.

SELAMAT HARI KEARSIPAN NASIONAL ; To discover something new, we must study the old and  to invent the future, we must understand the past (sarah kenderdine, 2013).

Archives must be rediscovered by each generation, so that Archives connect the past, current and future generation (me, 2021)

Sumber: paraparan Sekda Jawa Barat, 2020; Pidato Plt kepala ANRI, 2020 dan berbagai sumber.